ケイタのしゃべり場

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ケイタのしゃべり場

言いたいことを書き連ねるブログ。

時間を決めて遊ぼう

時間管理って大事

タイムマネジメント ってやつですね。時間を決めて遊ぶ。これ、子どもの頃からできると大人になっても時間単位・分単位でスケジュールを決めて動ける人間に成長します。

仕事をしていて思うのは、自分の時間を上手く組み立てられない人って多い。なんか、無駄な時間を使っている人が多い。

職種によっては難しいこともあるけどね…

学校の先生とかは、授業やって放課後は部活。部活後に自分の事務作業をするので、どうしても残業はつきものだし、休日出勤もわかります。そういう仕事の方は、時間を上手く使って定時で帰るというのは難しいかもしれませんね。というか、そこまで忙しいので、テスト作ったりとか授業の準備をするとか、かなり綿密にスケジュールを立てて仕事してるんじゃないかなって思います。

でも一般企業なら管理できるはず

では、一般の企業に勤めている方は?本当に仕事が忙しくて残業をしている人もいると思いますが、それでも時間の使い方があまり上手くない人の方が多い気がします。といっても、僕の周りの人の話なので、日本全体がそうかといわれると難しいですが。

僕が時間の使い方下手だなって思うのは、その日1日の段取りをせずに仕事している人を見るときです。急に「あれやらなきゃ」とかなって動いたり、定時近くになって「コピーして資料作らなきゃいけなかった」って動き出す人。「えっ、今から?」と思ってしまいます。なんで、それを今やるの…?

スケジュールを立てよう

原因は、自分の仕事量を把握していないこと。そして、期限を把握していないこと。なので、急にやらなきゃってなったり、いっぱいいっぱいになるんですよね。身に覚えがある という方は、これから解決策を話しますね。

自分の仕事量を把握していない場合は、まず仕事を紙に書き出しましょう。その際に意識するのは、

  • 今月中にやるべき仕事
  • 今週中にやるべき仕事
  • 今日中にやるべき仕事

を書き出すことです。これがスタートです。

次にやることは、優先順位を決めることです。

  • 緊急度・重要度がともに高い
  • 緊急度は高いが重要度は低い
  • 緊急度は低いが重要度は高い
  • 緊急度・重要度がともに低い

仕事を書き出したら表に転記しよう

これをマトリックス表にして書き出します。

スクリーンショット 2016-02-13 1.51.17

こんな感じに です。これは手書きでもいいと思います。自分が使いやすいように。

これで、仕事の領域が4つに分けられたわけです。この第一領域から仕事をすればいいわけです。

表にそって仕事を進めよう

例えば、会議資料をコピーしなければいけないという仕事がある場合は、まず会議がいつなのかを知らなければいけませんね。1ヶ月後なら、重要度は高いですが、緊急度は低いわけです。明日なら、緊急度も重要度も高い優先すべき仕事ですね。

これを週のはじめに作ります。そして、必ず目につくところへ置いておきましょう。表には期限も必ず記入してください。これを見て仕事をします。そして、毎日必ず確認。終わった仕事は斜線を引いて、終了マークをつけていきます。

そうすることで、会議前日の朝に、コピーするという仕事が自分に入ってくるわけです。その瞬間にコピー機動かしておけば、あとは勝手にコピーされるので、コピー終わったらホチキスなりなんなりすればいいわけです。これだけで、仕事の終わる時間は変わります。

斜線を引くのって、結構気持ちいよ

あとは、斜線を引くことも絶対忘れないようにしてください。なぜなら、斜線を引くことで終わったという視覚認知ができるのと、消さないと気持ち悪いという感情が生まれるからです。

あとは、毎日のはじめに、スケジュール組です。仕事を手帳なりカレンダーに入力しておきます。グーグルカレンダーなど使うと便利かもしれませんね。通知もくるし。これで、だいぶ時間がうまく使えるようになったのでは?

あとは、その日に「この時間には終わらせて帰るぞ」と決めることです。そうすることでダラダラせずに仕事ができます。

何事もスケジューリングが大事。まずは、仕事の書き出しからはじめましょう!