ケイタのしゃべり場

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ケイタのしゃべり場

言いたいことを書き連ねるブログ。

頼まれなくても議事録を書け

社会人1年目にすべき50のこと

会議の議事録は新人でもできる仕事

会議の議事録は、新人でもできる簡単な仕事です。会議の内容を余すことなく書けばいいわけですから。誰でもできますよね。なので、新人の頃は、議事録は自分の仕事だと思って、誰かに言われなくても率先して書くようにしましょう。

「ちょっと待って。議事録って簡単な仕事っていうけど、そんなに簡単なものじゃないよ」

と思った方。ありがとうございます。そうですね、はじめに簡単と書きましたが、実は簡単なものではありません。そう思ったあなたは、すでに新人の域を超えていますね。もしかしたら、社会人経験の長い方かもしれませんね。

「おいおい、さっき簡単って言ったじゃんか!」という方、ごめんなさい。でも、はじめは、簡単に書いていけばいいと思います。なぜ難しいのかは、このあと書きますので、理由を知りたい方はもう少しお付き合いください。

議事録を書くことが大切なのではない そのあとが大事

議事録を書いたら、必ず上司・先輩にその内容を渡しましょう。そうすると、とても大きな財産をもらうことができます。

えっ、せっかく書いたのにダメ出しばかりされた?よかれと思って書いたのに、なんでこんなにダメ出しされなきゃいけないのかって?

おめでとうございます!それが、財産です。どんなフィードバックをもらいましたか?

  • 「先に結論を書け。何が言いたいのかわからない」
  • 「テーマがゴチャゴチャしている。テーマ別にまとめろ」
  • 「こんなに詳しい内容はいらない」

なるほど。色々言われたわけですね。実は、それがとても大事なんです。

ダメ出しは財産 の理由

何が大事かって?この考え方が仕事の考え方なんです。

  • ダラダラと説明はいらない。まずは結論を述べる。
  • テーマ別にまとめて報告することで、より伝わりやすくなる。
  • 全てをまとめる必要はない。そのテーマの重要な部分があればいい。

これが、仕事の重要なポイントです。議事録を書いて提出しただけで、仕事の極意を教えてもらえましたね。しかも、自分が実践したことでフィードバックをもらえたので、座学で聞く内容よりもよっぽど身につきますね。

この上司・先輩からの一言をストックしていき、自分の糧にしてください。これを続けることで、議事録どころか、報告書類も、会議でのプレゼンもできるようになりますよ。

営業職なら、相手の求めていることを結論から話すことができるので、営業成績もグングンうなぎ登りです。うらやましい。

なので、新人の頃は、自分から進んで議事録を書くことに意味があるのです。

議事録はやっぱり難しい

では、なぜ議事録は難しいのか。それを説明します。

議事録を書くということは、その会議に自分も参加しているということ。周りの意見も聞き、自分も議論に参加しながら、『会議の要点をまとめる』というのが議事録です。それも、時系列で内容を書くのではなく、会議の要点を整理しながら書いていく。

これって、結構難しいんですよ。

これをマスターするのは生半可な気持ちではできません。でも、マスターできれば、

  • 要点を即座に把握できる
  • 課題やメッセージを的確に提示できる
  • 論点を整理しながら人の話を聞くことができる

という特殊能力を身につけることができます。

これを身につければ、あなたは誰にも負けないビジネスパーソンになれるでしょう。

まずは、議事録を書くところから。下手くそでもいいので、始めてみてください。