ケイタのしゃべり場

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ケイタのしゃべり場

言いたいことを書き連ねるブログ。

レスポンス は可能な限り早く そして簡潔に

社会人1年目にすべき50のこと

メールは24時間以内に返す

友人や恋人とのメールだと、「いま忙しいからあとで返そう」ということはあると思います。いや、恋人だとすぐに返すのかな?それで、あとでと思っていたら忘れてしまって、「ごめん。忘れてた」とか「いや、バタバタしてて返せなかった」なんて言い訳したりということもありますよね。それでも許されるのが友人の関係ですが。

仕事のメールだとそうはいきませんよね。本当に緊急の案件だったら、すぐに電話がかかってくると思います。でも、それほど急ではない場合は、メールで仕事の話がくることがあります。

メールで仕事がきた理由を考える

メールで仕事の話がくる理由は、

  • 仕事の依頼を形として残しておく(言った言わないという状況にしない)
  • 相手の忙しさを考慮して
  • メンバーに一斉に仕事の内容を把握してもらう

というのがあります。確かに緊急ではない場合が多いですが、それでも仕事です。期限はありますし、相手もいることです。送ってきた上司も、すぐに返ってくることは期待していないかもしれません。(それでも、やはり仕事なので、すぐに返ってきてくれたほうが嬉しいですが)

上司に進捗確認されたら終わりと思え

ただ、送ってから2日経って、上司から「この間のメールの件、どうなった?」と聞かれて、「すいません、忙しくて返せませんでした」っていう状況はおかしいですよね。メールの一つも返せない、そんなに忙しい状況ってどんな状況でしょうか?

確かに、現場に出ていて、通信機器も使えなくて1日返せないという状況はあるかもしれません。それでも、どこかで機器を使うことはできますよね。ずっと忙しい状況じゃないと思うんですよ。仕事中に休憩とりますよね。休憩時間に仕事のメールを返せとは言いません。でも、休憩の前後で返せますよね。もし、メールの内容に対しての回答ができない状況なら、「申し訳ございません。現状立て込んでいてすぐにお返事できないので、2日お時間頂いてもいいでしょうか」など現状の報告やお願いをするメールを送ることはできるはずです。こうした基本を怠ると、あなたは「仕事が遅い」「仕事ができない」というマイナスのイメージを持たれてしまいます。いま出来ない場合はその旨をメールで返信しましょう。

結論は簡潔に はじめに記載する

あと、無駄に長く、結論がわかりにくいメール。これも上司を悩ませます。上司はあなた以上に忙しいです。メールに関しても簡潔に状況を把握したいんです。なのに、ダラダラと書き連ねて結論は最後に来ていると「それを先に言え」となるわけです。メールの文頭に、「結論から言うと、〜」と記載して、その後に内容を記載するんです。上司は、結論の理由がわからなければ、内容を確認しますし、わかれば内容を読み飛ばすことができます。

仕事のできる人のメールを見てみるとわかりますが、簡潔かつわかりやすいんです。はじめの3行をみれば、何が言いたいのかわかる。これが仕事上での理想のメールですね。(これが実はなかなか難しいんですが…)

要するに、その努力が見えるかどうかですね

  • すぐにメールの返信があること
  • 内容を簡潔にしようとしていること

この2点を新人の時は心がけてみてください。うまくいかなくても、努力している姿が見えれば、上司がフィードバックしてくれますよ。